Política de tratamiento de datos personales

El presente documento establece las Políticas de Tratamiento de Datos Personales de BUSINESS INTEGRAL S.A.S, en cumplimiento de las disposiciones del Articulo 15 de la Constitución Política, a la Ley 1581 de 2012 y al el Decreto 1377 de 2013, y en él se describen los mecanismos por medio de los cuales la empresa garantiza un manejo adecuado de los datos personales recolectados en sus bases de datos, protegiendo el derecho que tienen todas las personas a conocer, actualizar y rectificar la información que se haya recogido sobre estas bases y así mismo permitir a los titulares el ejercicio del derecho de Hábeas Data.

Datos del Responsable del Tratamiento

Nombre o Razón Social: BUSINESS INTEGRAL S.A.S
NIT: 811.036.407-1
Dirección: Calle 20 B Sur No. 27-237 Int. 110 Medellín
Teléfono: 310 13 20 – 313 661 68 15
Página web: www.busint.com.co
Correo electrónico: gerencia@busint.com.co

Definiciones

Aviso de privacidad: Comunicación verbal o escrita, generada por BUSINESS INTEGRAL S.A.S, dirigida al titular para el Tratamiento de sus datos personales, mediante la cual se le informa acerca de la existencia de las políticas para el Tratamiento de la información que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las finalidades del Tratamiento que se pretende dar a los datos personales.

  • Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el Tratamiento de datos personales.
  • Base de Datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de Tratamiento.
  • Dato personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.
  • Dato personal público: Toda información personal que es de conocimiento libre y abierto para el público en general.
  • Dato público: Es el dato que no sea semiprivado, privado o sensible. Son considerados datos públicos, entre otros, los datos relativos al estado civil de las personas, a su profesión u oficio y a su calidad de comerciante o de servidor público. Por su naturaleza, los datos públicos pueden estar contenidos, entre otros, en registros públicos, documentos públicos, gacetas, boletines oficiales y sentencias judiciales debidamente ejecutoriadas que no estén sometidas a reserva.
  • Datos sensibles: Se entiende por datos sensibles aquellos que afectan la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición, así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual, y los datos biométricos (Huellas dactilares, Firma manuscrita etc.).
  • Dato privado: Es el dato que por su naturaleza íntima o reservada sólo es relevante para el Titular.
  • Dato semiprivado: “Es semiprivado el dato que no tiene naturaleza íntima, reservada, ni pública y cuyo conocimiento o divulgación puede interesar no sólo a su Titular sino a cierto sector o grupo de personas o a la sociedad en General, como el dato financiero y crediticio de actividad comercial o de servicios a que se refiere el Título IV de la Ley 1266 de 2008.
  • Encargado: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de datos personales por cuenta del Responsable del Tratamiento.
  • Responsable: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el Tratamiento de los datos.
  • Titular: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de Tratamiento.
  • Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.
  • Transferencia: La transferencia de datos tiene lugar cuando BUSINESS INTEGRAL S.A.S, ubicada en Colombia, envía la información o los datos personales a un receptor, que a su vez es Responsable del Tratamiento y se encuentra dentro o fuera del país.
  • Transmisión: Tratamiento de datos personales que implica la comunicación de los mismos dentro o fuera del territorio de la República de Colombia cuando tenga por objeto la realización de un Tratamiento por el Encargado por cuenta de BUSINESS INTEGRAL S.A.S.
  • Principios para el Tratamiento de Datos Personales
  • Principio de legalidad: El Tratamiento de datos personales es una actividad reglada que debe sujetarse a lo establecido en la ley y en las demás disposiciones que la desarrollen.
  • Principio de finalidad: El Tratamiento debe obedecer a una finalidad legítima de acuerdo con la Constitución y la Ley, la cual debe ser informada al Titular.
  • Principio de libertad: El Tratamiento sólo puede ejercerse con el consentimiento, previo, expreso e informado del Titular. Los datos personales no podrán ser obtenidos o divulgados sin previa autorización, o en ausencia de mandato legal o judicial que releve el consentimiento.
  • Principio de veracidad o calidad: La información sujeta a Tratamiento debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. Se prohíbe el Tratamiento de datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error.
  • Principio de transparencia: En el Tratamiento debe garantizarse el derecho del Titular a obtener del Responsable del Tratamiento o del Encargado del Tratamiento, en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de datos que le conciernan.
  • Principio de acceso y circulación restringida: El Tratamiento se sujeta a los límites que se derivan de la naturaleza de los datos personales, de las disposiciones de la ley y la Constitución. En este sentido, el Tratamiento sólo podrá hacerse por personas autorizadas por el Titular y/o por las personas previstas en la ley. Los datos personales, salvo la información pública, no podrán estar disponibles en Internet u otros medios de divulgación o comunicación masiva, salvo que el acceso sea técnicamente controlable para brindar un conocimiento restringido sólo a los Titulares o terceros autorizados conforme a la ley.
  • Principio de seguridad: La información sujeta a Tratamiento por el Responsable del Tratamiento o Encargado del Tratamiento se deberá manejar con las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
  • Principio de confidencialidad: Todas las personas que intervengan en el Tratamiento de datos personales que no tengan la naturaleza de públicos están obligadas a garantizar la reserva de la información, inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el Tratamiento, pudiendo sólo realizar suministro o comunicación de datos personales cuando ello corresponda al desarrollo de las actividades autorizadas en la ley y en los términos de la misma.

Contenido de las bases de datos

En las bases de datos de la empresa se almacena información general como nombre completo número y tipo de identificación y datos de contacto (correo electrónico, dirección física, teléfono fijo y móvil). En adición a estos, y dependiendo de la naturaleza de la base de datos, la empresa puede tener datos específicos requeridos para el tratamiento al que serán sometidos los datos.

Tratamiento al cual serán sometidos los datos personales y finalidad del mismo

El tratamiento de los datos personales de clientes y empleados, se realizan dentro del marco legal establecido para tal fin, dichos datos podrán ser recolectados y tratados para:

  • Consultar y acceder a la información del titular del dato que repose o se encuentre en bases de datos o archivos de Entidades Públicas o Privadas.
  • Consultar la información del Titular que repose en Centrales de Riesgo, además en caso de incumplir con las obligaciones, realizar el reporte en dicha central o base de datos.
  • Gestionar y dar trámite a las Peticiones, Quejas o Reclamos que puedan ser presentadas por el Titular.
  • Enviar notificaciones a los clientes de nuevos servicios y/o actualizaciones.
  • Dar cumplimiento a todas las obligaciones contraídas con los Empleados y clientes.

Autorización del Titular

BUSINESS INTEGRAL S.A.S, recolectará los datos personales que sean pertinentes, adecuados y necesarios para la finalidad para la cual son recolectados o requeridos. No podrán realizar ningún tipo de tratamiento (recolección, almacenamiento y uso) de datos personales sin el consentimiento libre, previo, voluntario, y debidamente informado del titular, el cual deberá ser obtenido por cualquier medio que pueda ser consultado posteriormente. Los datos personales que se encuentren en fuentes de acceso público, con independencia del medio por el cual se tenga acceso, entendiéndose por tales aquellos datos o bases de datos que se encuentran a disposición del público, pueden ser tratados por cualquier persona siempre y cuando, por su naturaleza, sean datos públicos.

De acuerdo con el artículo 10 de la Ley 1581 de 2012, la autorización del Titular no será necesaria cuando se trate de:

  • Información requerida por una entidad pública o administrativa en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial.
  • Datos de naturaleza pública.
  • Casos de urgencia médica o sanitaria.
  • Tratamiento de información autorizado por la ley para fines históricos, estadísticos o científicos.
  • Datos relacionados con el Registro Civil de las Personas.

Obtención de la Autorización

BUSINESS INTEGRAL S.A.S, obtendrá la autorización mediante diferentes medios, entre ellos el documento físico, electrónico o en cualquier otro formato que permita garantizar la obtención del consentimiento por parte de su titular. La autorización será solicitada por BUSINESS INTEGRAL S.A.S de manera previa al tratamiento de los datos personales. Al momento de solicitar a nuestros clientes la respectiva autorización, se les deberá informar de manera clara y expresa lo siguiente:

  • El Tratamiento al cual serán sometidos sus datos personales y la finalidad del mismo.
  • El carácter facultativo de la respuesta a las preguntas que le sean hechas, cuando estas versen sobre datos sensibles o sobre los datos de las niñas, niños y adolescentes.
  • Los derechos que le asisten como Titular.

Revocatoria de la autorización

Los titulares de los datos personales pueden revocar el consentimiento otorgado para el tratamiento de sus datos personales en cualquier momento, siempre y cuando no lo impida una disposición legal o contractual. Los mecanismos o procedimientos establecidos por parte del RESPONSABLE para atender las solicitudes de revocatoria del consentimiento no podrán exceder los plazos señalados en el artículo 15 de la Ley 1581 de 2012. Por lo anterior, será necesario que el titular del dato personal, al momento de elevar la solicitud de revocatoria indique en esta, si la revocatoria que pretende realizar es total o parcial, indicando además el motivo por el cual no está conforme y requiere la revocatoria. Habrá casos, en que el consentimiento, por su carácter de necesario en la relación entre el titular y el RESPONSABLE, por el cumplimiento de un contrato o por disposición legal no podrá ser revocado.

  • La identificación, dirección física o electrónica y teléfono del Responsable del Tratamiento. BUSINESS INTEGRAL S.A.S, deberá conservar prueba del cumplimiento de lo previsto en el presente artículo y cuando el Titular lo solicite entregarle copia de esta.
  • Derechos de los Titulares
  • De conformidad con lo previsto en el artículo 8 de la ley 1581 de 2012, los titulares podrán:
  • Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a la empresa o a los Encargados. Este derecho se podrá ejercer, entre otros frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error o aquellos cuyo Tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado.
  • Solicitar prueba de la autorización otorgada a la empresa, salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para el Tratamiento, de conformidad con lo previsto en el artículo 10 de la presente ley.
  • Ser informado por la empresa o el Encargado, previa solicitud, respecto del uso que le ha dado a sus datos personales.
  • Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la presente ley y las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen.
  • Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el Tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales. La revocatoria y/o supresión procederá cuando la Superintendencia de Industria y Comercio haya determinado que la empresa o el Encargado han incurrido en conductas contrarias a esta ley y a la Constitución.
  • Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de Tratamiento.

Deberes del Responsable de Tratamiento

BUSINESS INTEGRAL S.A.S como responsable del tratamiento de datos personales deberá cumplir con los siguientes deberes:

  • Garantizar al Titular, en todo tiempo el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data.
  • Solicitar y conservar, en las condiciones previstas en la presente ley, copia de la respectiva autorización otorgada por el Titular.
  • Informar debidamente al Titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten por virtud de la autorización otorgada.
  • Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
  • Garantizar que la información que se suministre al Encargado sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.
  • Actualizar la información, comunicando de forma oportuna al Encargado del Tratamiento, todas las novedades respecto de los datos que previamente le haya suministrado y adoptar las demás medidas necesarias para que la información suministrada a este se mantenga actualizada.
  • Rectificar la información cuando sea incorrecta y comunicar lo pertinente al Encargado.
  • Suministrar al Encargado, según el caso, únicamente datos cuyo Tratamiento esté previamente autorizado de conformidad con lo previsto en la presente ley.
  • Exigir al Encargado en todo momento, el respeto a las condiciones de seguridad y privacidad de la información del Titular.
  • Tramitar las consultas y reclamos formulados en los términos señalados en la presente ley.
  • Adoptar un manual interno de políticas y procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento de la presente ley y en especial, para la atención de consultas y reclamos.
  • Informar al Encargado cuando determinada información se encuentra en discusión por parte del Titular, una vez se haya presentado la reclamación y no haya finalizado el trámite respectivo.
  • Informar a solicitud del Titular sobre el uso dado a sus datos.
  • Informar a la autoridad de protección de datos cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los Titulares.
  • Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.

Área Responsable

Toda petición, queja o reclamo relacionado con el manejo de datos personales, en lo relacionado a la aplicación de lo previsto en la Ley 1581 de 2012 y el Decreto 1377 de 2013 deberá enviarse a:

Business Integral S.A.S
Dirección: Calle 20 B Sur No. 27-237 Int. 110 Medellín.
Teléfono: 3101320
Correo electrónico: gerencia@busint.com.co

Procedimientos de Presentación y Respuesta de Consultas, Quejas y Reclamos

Los titulares de datos personales que consten en las bases de datos de la empresa, o sus causahabientes, podrán consultar los datos que suministrará la información en los términos previstos en la legislación aplicable. Toda solicitud de consulta, corrección, actualización o supresión deberá presentarse por escrito o por correo electrónico, ésta podrá ser formulada en el correo gerecia@busint.com.co

Las consultas serán atendidas en un término de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de la respectiva solicitud. Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término, se informará al interesado, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

Igualmente los reclamos deberán ser formulados por escrito o al correo electrónico gerencia@busint.com.co, de acuerdo a la información contenida en este documento, y deberán contener, al menos, la siguiente información:

  • Identificación del Titular.
  • Descripción de los hechos que dan lugar al reclamo.
  • Dirección del titular.

Documentación que se quiera presentar como prueba Si el reclamo resulta incompleto, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción del reclamo para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo. En caso de que quien reciba el reclamo no sea competente para resolverlo, dará traslado a quien corresponda en un término máximo de dos (2) días hábiles e informará de la situación al interesado. Una vez recibido el reclamo completo, se incluirá en la base de datos una leyenda que diga «reclamo en trámite» y el motivo del mismo, en un término no mayor a dos (2) días hábiles. Dicha leyenda deberá mantenerse hasta que el reclamo sea decidido. El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

Seguridad de la Información

En desarrollo del principio de seguridad establecido en la Ley 1581 de 2012 BUSINESS INTEGRAL S.A.S adoptará las medidas técnicas, tecnológicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros, evitando su adulteración, pérdida, consulta y el uso o acceso no autorizado o fraudulento.

Protección de Datos Personales

BUSINESS INTEGRAL S.A.S designará al Responsable de proteger los datos personales y de implementar los mecanismos de acceso, actualización, rectificación o supresión de datos a que se refiere la Ley 1581 de 2012.

Vigencia

La Política de Tratamiento de Datos Personales de BUSSINES INTEGRAL S.A.S estará vigente a partir de 15 de octubre de 2016, la empresa se reserva el derecho a modificarla en los términos y con las limitaciones previstas en la ley.